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Dynamische Software – dynamische Dokumente

So globalisiert, wie die Warenproduktion und der Handel inzwischen sind, so grenzenlos ist auch der Informationsaustausch per Internet und sozialen Medien.

Keine Firma kann es sich noch ernsthaft leisten, ihre Kunden für dumm zu verkaufen – schon ein geringer Fehler oder ein unbedachtes Posting kann einen Shitstorm und ähnliche öffentliche Kampagnen auslösen, was nicht selten einen Imageschaden und wirtschaftliche Einbußen nach sich zieht.

Marktansprüchen und behördlichen Auflagen genügen

Unternehmen, die sich absichern wollen, sorgen für eine sorgfältige Dokumentation aller Schritte, die zur Wertschöpfungskette gehören. Wo es möglich und sinnvoll ist, setzen sie zertifizierte Materialien ein – so lässt sich im Zweifelsfall leichter aufklären, wem ein Fehler oder ein Qualitätsmangel unterlaufen ist.

Außerdem entstehen immer mehr Systeme der freiwilligen Selbstkontrolle, in deren Rahmen sich verantwortungsbewusste Unternehmen auf einen Verhaltenskodex festlegen – etwa in der internationalen Textilproduktion. Und schließlich ist in sicherheitssensiblen Bereichen oft eine Nachweispflicht gesetzlich verankert.

Mitunter sind es auch behördliche Maßnahmen, die in manchen Geschäftsfeldern für neue Regeln sorgen. So ist in Folge der internationalen Bankenkrise die Europäische Bankenaufsichtsbehörde aktiv geworden. Zusammen mit den nationalen Bankenaufsichten erlässt sie seither eine Vielzahl an Auflagen, die alle europäischen Geldhäuser befolgen müssen, wenn sie weiterhin auf dem Finanzmarkt präsent sein wollen.

Im Rahmen dieser grundlegenden Neuordnung des Bankensektors geht es um finanzielle Sicherheit, um Risikomanagement – und um Transparenz und Absicherung für die Bankkunden. Und alle diese Maßnahmen erfordern eines: sorgfältige Dokumentation.

Rettung aus dem Ozean der Papiere: Software für Dokumentenerstellung

Die Banken sehen sich mit der Notwendigkeit konfrontiert, dass sie nicht nur alle wichtigen Prozesse dokumentieren, sondern dies auch in einer rechtssicheren Form tun müssen. Schwierig in einem Verordnungswesen, das noch gar nicht zu Ende reformiert ist.

Gelingen kann das nur mit einem dynamischen Dokumentenmanagement. Speziell für diesen Einsatz hat das Frankfurter Beratungsunternehmen Lucht Probst Associates (www.l-p-a.com) eine Software entwickelt, die an jeden neuen Schritt der Regulatorik angepasst wird.

Das Beispiel PRIIP macht diese Situation deutlich: PRIIP steht für „Packaged Retail and Insurance-based Investment Products“. Hierin sind europaweit vereinheitlichte Informationsblätter zu bestimmten Produkten im Kapitalmarkt vorgeschrieben. PRIIP einzuhalten ist jedoch schwierig, da sich die einzelnen Parameter der Vorschrift immer wieder verändern.

Die Banken können die Vorschriften also nur mit einer passenden Software für Dokumentenerstellung erfüllen. Während die Banken damit erfolgreich und effizient arbeiten, wird das Programm ständig dem aktuellen Stand der Regulatorik angepasst – Experten betreuen die Software, die Banken können derweil ihr Tagesgeschäft optimieren und allen Auflagen gerecht werden.

Sie stehen der zu erwartenden Flut von Dokumenten nun souverän gegenüber und implementieren die Vorschriften in ihre Geschäftstätigkeit.

Die Funktionalität solcher Software für Dokumentenerstellung geht also weit über ein Tool zum Ordnen oder Ablegen der Dokumente hinaus. Sie stellt in der täglichen Anwendung vor allem die Rechtsverbindlichkeit und Regelkonformität der Dokumente sicher.

Damit kann das Ziel der behördlichen Auflagen erfüllt werden: Der Konsument bekommt größtmögliche Klarheit und Transparenz – und damit wieder volles Vertrauen in den Finanzierungspartner.

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